Die Initiierung eines IT Projektes im Unternehmen bedeutet in erster Linie den Beginn eines ganz normalen Projektes, das aus unterschiedlichen Phasen und mehreren Schritten besteht. Jeder dieser Schritte ist wichtig und sollte deshalb nicht vernachlässigt werden. Denn wie der berühmte österreichische Komponist Joseph Anton Bruckner einst sagte:
„Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.“

Hinter den einzelnen Aktivitäten eines Projektes steht selbst in der heutigen digitalen Zeit immer noch ein Mensch (Projektmanager und seine projektverantwortlichen Mitarbeiter) als zentrale Einheit/ Ressource im Mittelpunkt des Geschehens. Von der Zielsetzung bis hin zur Umsetzung wird diese „Reise“ deshalb in einer perfekt aufeinander abgestimmten Konstellation aus Mensch, Soft- und Hardware durchorganisiert und begleitet.

Ziele definieren und realistische Deadlines setzen

Die Rede ist von präzisen Zielen, die definiert werden müssen, um am Ende eines Projekts deutliche Erfolge in der gesamten Wertschöpfungskette des Unternehmens zu verzeichnen. Das Entscheidende dabei ist von Anfang an wichtige Projektziele von unwichtigen zu unterscheiden und diese nach einem sogenannten Postkorbprinzip zu ordnen. Häufig verzettelt man sich bei Nichtbeachtung einiger wichtiger Details und gefährdet bereits zu Beginn der Planung den effizienten Ablauf des bevorstehenden Projektes zu verfehlen. Deshalb liegt es üblicherweise in der Verantwortung eines Projektmanagers in Abstimmung mit involvierten Führungskräften das gesamte Projekt detailliert zu planen und realistische Deadlines zu setzen.
Es ist außerdem wichtig im Laufe des Projektes nie das Ziel aus den Augen zu verlieren und stets alle möglichen Faktoren, Einflüsse und deren Auswirkungen im Auge zu behalten.

Projektkosten ermitteln und Projektressourcen zuordnen

Jedes Projekt ist logischerweise mit Kosten verbunden. Um die Wirtschaftlichkeit des Projektmanagements aufrechtzuerhalten sind dabei zwei wichtige Ressourcen notwendig: Geld und Personal. Deren Höhe und die Besetzung hängen in erster Linie von den bevorstehenden Kosten, die bspw. im Rahmen einer Aufwandsschätzung mit allen möglichen „worst cases“ und „best cases“ ermittelt wurden. Nachdem diese Phase abgeschlossen ist, kann eine Richtlinie vorgegeben und erforderliche Ansatzpunkte für eine Projektdurchführung definiert werden. Das Projektbudget wird aber nicht nur auf Basis von vorkalkulierten Kosten, sondern auch einigen dynamischen (variablen) Faktoren wie der Dauer, dem sich verändernden Projektumfang oder sogar saisonaler Gegebenheiten festgelegt und kann in bestimmten Fällen abweichen oder neu berechnet werden.

Schlüsselkompetenzen des gesamten Teams richtig einsetzen

Jeder Mitarbeiter besitzt neben seinem fachlichen Wissen und Fähigkeiten auch die sogenannten Softskills, die nur ein erfahrener Projektmanager erkennen und genau dort einsetzen kann, wo sie am sinnvollsten eingebunden werden sollten. Diese können sich von der Selbstorganisation über die Leaderschaft innerhalb der Projektteams bis hin zu nachweisbaren Erfahrungen in anderen projektrelevanten Bereichen unterscheiden. Besonders während der Projektplanung leisten die sogenannten Machtpromotoren, die in der Lage sind über den Tellerrand zu blicken, einen großen Mehrwert. Deshalb ist die Fähigkeit eines Projektmanagers die Softskills eines jeden einzelnen Teammitglieds zu kennen oder rechtzeitig zu erkennen, um diese dann an der richtigen Schlüsselposition einzubinden essentiell. Gibt es dagegen einen Mangel an notwendigen Mitarbeitern oder deren Expertentum, so ist es die Aufgabe eines Projektmanagers entsprechende Schulungsmaßnahmen für die Projektmitarbeiter einzuleiten oder geeignete Projektmitarbeiter von außerhalb als externe Agents zu beauftragen.

Erfahrungswerte vergangener Projekte nutzbar machen

Man muss das Rad nicht jedes Mal neu erfinden! Handelt es sich nicht um einen sogenannten Piloten, sondern um ein weiteres Projekt, auch wenn dieses in seiner „Substanz“ ganz unterschiedlich zu den bisherigen zu sein scheint, kann es überaus vom Vorteil sein, die Highlights aus der Vergangenheit in Anlehnung an die Planung und Durchführung des aktuellen Projekts hinzuzuziehen.

Was hat damals besonders gut funktioniert?
Was hat weniger gut funktioniert?
Läuft man eventuell die Gefahr denselben Fehler erneut zu begehen?
Welche Erfolgsfaktoren waren für den erfolgreichen Projektabschluss ausschlaggebend?

Aus diesem Grund ist es empfehlenswert jeden Projektablauf akribisch zu dokumentieren und alle bisherigen Analysen, Auswertungen, Bilder und Brainstormings auch für künftige Projekte aufzubewahren.

Eine Kommunikation ohne Umwege und Hindernisse aufbauen

Im Projektmanagement ist eine konstante, reibungslose Kommunikation sehr wichtig. Sie bezieht sich sowohl auf das Projektteam selbst als auch die Auftragnehmer-Auftraggeber-Beziehung. Je nach Business Case, geographischer Entfernung und zur Verfügung stehender Ressourcen und Tools kann eine solche Kommunikation unterschiedliche Formen annehmen. Es kann ein gemeinsames Projektbüro, eine Kaffeeecke, Videokonferenzsysteme, Foren oder intranetgestützte Tools sein. Hauptsache man kommuniziert miteinander und setzt die anderen über den Fortschritt seines Verantwortungsbereichs in Kenntnis. Vor allem, wenn es um unternehmensübergreifende ERP-Projekte geht, in denen alle Fachbereiche innerhalb eines Unternehmens sowie ERP Partner und Anbieter von außerhalb involviert sind, funktioniert nichts ohne eine durchgängige und reibungslose Kommunikation. Besonders die Erstellung eines Lastenheftes für ein ERP System erfordert ein starkes Berichtswesen und eine permanente Kommunikation und Kollaboration mit allen Business Units und Partnern.
Zusammenfassend kann man ein jedes Projektmanagement mit dieser berühmten Projektweisheit beginnen und abschließen:
„Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.“