Die Entscheidung ein richtiges ERP-System zu implementieren beginnt nicht mit der Auswahl eines Softwareanbieters oder eines Implementierungspartners, sondern mit der Erstellung des sogenannten Lastenheftes im eigenen Unternehmen. Dieses wichtige Dokument stellt eine Zusammenfassung strategischer und fachbereichsspezifischer Ziele und Anforderungen dar, und zwar aus denjenigen Fachbereichen, die in Zukunft mit dem einzuführenden ERP-System in Berührung kommen. Ein Lastenheft enthält alle exakt definierten Spezifikationen für einen konkreten Anwendungsfall und ermöglicht den Projektverantwortlichen im Unternehmen sowie den Anbietern eines ERP-Systems Möglichkeiten und Grenzen einer Software-Konfiguration zu überprüfen. Ein ERP-Lastenheft repräsentiert somit die wichtigste Grundlage nicht nur, um das richtige ERP-System zu bestimmen, sondern auch den ERP-Einführungsprozess zu beschleunigen und reibungslos umzusetzen.
Vor der Erstellung eines ERP-Lastenheftes
Die ersten Überlegungen über die Einführung einer professionellen Komplettlösung beginnen meist durch die immer deutlich werdenden Probleme und unüberwindbare Herausforderungen in den einzelnen Fachabteilungen. Für gewöhnlich werden diese Anforderungen von den Leitern einzelner Fachbereiche erfasst und konsolidiert, um gemeinsam mit dem obersten Management entscheiden zu können, welche Optionen und Alternativen zur Verfügung stehen, um mit vorhandenen Mitteln und Instrumenten diese Probleme zu beseitigen. Dabei versucht man vor allem den finanziellen und zeitlichen Aufwand so gering wie möglich zu halten. Sobald jedoch unverkennbar wird, dass durch die einzelnen Baustellen sogenannte Welleneffekte entstehen, die den Gesamtprozess aller anderen Fachbereiche gefährden, spricht man innerhalb eines Unternehmens von einem konkreten Handlungsbedarf. Ab diesem Moment setzt man den sogenannten Konsolidierungsprozess in Gang.
Zusammenfassung aller Anforderungen und Analyse der Welleneffekte
Vor der Erstellung eines Lastenhefts entscheiden sich die verantwortlichen Projektleiter zusammen mit dem Managementboard den Detaillierungsgrad einzelner Anforderungen zu bestimmen. Darin werden alle signifikanten Faktoren berücksichtigt. Die eigentliche Kunst dabei liegt in der Fähigkeit, den Inhalt des Lastenheftes verständlich, durchstrukturiert und nicht zu überladen zu gestalten. Die erste wichtige Faustregel lautet: „Man darf sich nicht in unnötigen Details verlieren“ und schon gar nicht versuchen, auf eigene Faust den richtigen Lösungsweg zu ermitteln.
Das ideale Lastenheft für ERP enthält die wichtigsten Anforderungen hinsichtlich der Optimierung und Automatisierung einzelner Prozesse und den Grad negativer Welleneffekte operativer Schwachstellen auf die Kundenzufriedenheit, das Tempo signifikanter betriebswirtschaftlicher Prozesse, die Wettbewerbssituation und die Umsätze des Unternehmens. In den meisten Fällen beginnt „diese Reise“ mit einem Whiteboard, dem Stift in der Hand und dem Brainstorming zusammen mit allen projektverantwortlichen Kollegen. Um den Einstieg in den Konsolidierungsprozess zu vereinfachen, gibt es eine zweite allgemeine Faustregel, die aus 3 zu stellenden Fragen besteht:
- Warum benötigt das Unternehmen ein ERP-System?
- Was will ich durch die Implementierung eines ERP-Systems erreichen?
- Wie soll der Einführungsprozess gestaltet werden und die Gesamtsituation nach der erfolgreichen Implementierung aussehen?
Einleiten einer ERP-Evaluierung für die Finalisierung des Lastenheftes
Wird die klassische Vorgehensweise beibehalten, dann ist nach dem Entwurf zusammengefasster Anforderungen und Ziele sowie dem Aufbau einer sauberen Gliederung ein Startschuss für die ERP-Evaluierung freizugeben. In dieser Phase begeben sich die projektverantwortlichen Mitarbeiter auf den freien ERP-Markt, um Informationen über die möglichen ERP-Anbieter zu sammeln. Dieser Prozess ist ebenso wichtig, wie die Erstellung des Anforderungsentwurfs intern. Im Kontext der Digitalisierung und Industrie 4.0, sowie in Anlehnung an die branchenspezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens werden Möglichkeiten und natürlich auch die Preise verschiedener ERP-Systeme miteinander verglichen. Für gewöhnlich zieht man 3-5 potenzielle Anbieter in Betracht, um deren Funktionalitäten und Erweiterungsmöglichkeiten einzeln unter die Lupe zu nehmen. In dieser Phase ist es ratsam pro-aktiv Kontakt mit den zuständigen Experten dieser ERP-Anbieter aufzunehmen, oder eine Kontaktanfrage zu stellen. Warum? Ganz einfach. Am effektivsten erfolgt die Finalisierung eines Lastenheftes gemeinsam. Das Gemeinsame dabei stellt eine Wechselwirkung aus individuellen branchenspezifischen Anforderungen und der künftigen Ausrichtung des Unternehmens, Erstellung einer tragfähigen Umsetzungsstrategie (Customer Journey) und selbstverständlich den Funktionalitäten sowie Erweiterungsmöglichkeiten der jeweiligen ERP-Software dar. Zusammengefasst wird dieser Schritt als Konzeptionsphase bezeichnet. Als sinnvolle Elemente dieser Phase erweisen sich oft Workshops, Vor-Ort-Termine oder vom Anbieter organisierte Websessions, um die wichtigsten Features einer ERP-Komplettlösung gemeinsam durchzugehen und abzuleiten. Man sollte dieses Thema sehr filigran angehen und sich mit den einzelnen Faktoren im Detail auseinandersetzen. Dadurch wird die Basis für eine erfolgreiche Systemeinführung sowie die künftige Zusammenarbeit geschaffen. Außerdem soll gemeinsam definiert werden, wie das beste ERP-System dazu beiträgt Ziele, Prozesse und Strategien des Unternehmens zu unterstützen. Schließlich, wenn die Herausforderungen und Ziele des Suchenden mit den Möglichkeiten des Anbieters übereinstimmen und diese für den Anbieter verständlich definiert sind, wird das vorliegende ERP-Lastenheft offiziell finalisiert und freigegeben. Die dritte wichtige Faustregel lautet dabei: „Ein ERP-System muss sich an die Prozesse anpassen können – und nicht umgekehrt“.
Ab diesem Moment spricht man nicht mehr von einem Lasten- sondern von einem Pflichtheft. Das Pflichtenheft beschreibt dabei, wie die definierten Anforderungen umgesetzt werden. Die Erstellung erfolgt durch oder mit dem ERP-Anbieter zusammen. Dieses Pflichtheft stellt somit einen wichtigen Bestandteil des Vertragsgegenstands dar und muss, wie gemeinsam definiert, von beiden Seiten eingehalten werden.
Wie soll das beste ERP-System für Ihr Unternehmen aussehen?
Nicht nur das erfolgreiche Wirtschaften eines Unternehmens, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter / Anwender und natürlich eine gute Zusammenarbeit mit Kunden und externen Partnern machen das ideale ERP-System aus. Wenn man bspw. das beste ERP-System für ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen sucht, dann kommen zusätzlich individuelle branchenspezifische Anforderungen hinzu, wie z.B. die Anbindung diverser Fremdapplikationen sowie flexible Erweiterungsmöglichkeiten. Das richtige ERP-System soll in jedem Fall leicht zu bedienen, schnell im Prozess und flexibel skalierbar sein. Diese Faktoren sind zwar keine Alleinstellungsmerkmale, werden jedoch nur von den wenigen ERP-Anbietern als „All-in-One“ Lösung zur Verfügung gestellt. Um auf der sicheren Seite zu sein und stets in der aktuellen ERP-Version arbeiten zu können, sollte man sich daher am besten für eine Cloud basierte ERP-Lösung und einen langjährig bewährten Partner entscheiden.