Ob im Büro, Homeoffice oder von unterwegs auf Geschäftsreise – in der digitalen Arbeitswelt ist alles miteinander vernetzt und zum Greifen nah. Schnelles Internet und mobile Technologien stellen uns in der heutigen Arbeitswelt neue Möglichkeiten und Handlungsspielräume zur Verfügung. Die operativen Prozesse sind um ein Vielfaches schneller und einfacher geworden. Der digitale Arbeitsplatz macht es uns möglich in einer völlig neuen, modernen Arbeitsumgebung unterschiedliche Informationen und Prozesse erfassen, verwalten und präsentieren zu können. So sieht der Digital Workplace von heute aus, auch gerne als Arbeitsplatz der Zukunft genannt. Man kann fast überall und zur jederzeit arbeiten und ist immer auf dem neusten Stand. Doch zu welchem Preis?
Ist Ihr Unternehmen auf neue Anforderungen des Digital Workplace adaptiert?
Unterstützt durch digitale Technologien zielt der Arbeitsplatz der Zukunft einerseits auf die Steigerung der Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit ab, andererseits sind die vielfältigen Möglichkeiten des Digital Workplace für viele Unternehmen mit neuen Herausforderungen verbunden. Im digitalen Business sind deshalb Anpassungsfähigkeit und Offenheit der Firma sowie der gesamten Belegschaft gegenüber Veränderungen gefragt. Diese ziehen in erster Linie neuartige Anforderungen an den traditionellen Arbeitsplatz nach sich, wie etwa durch die Einführung des papierlosen Büros oder die Etablierung digitaler Businessanwendungen, was ein kompetentes Change Management mit den dazugehörigen Backend- und Frontend-Szenarien erfordert. Dabei müssen sich sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter auf ein völlig neues Arbeitsumfeld adaptieren und sich in einer Komplexität bisher unbekannter Prozesse und Dimensionen zurechtfinden. Außerdem kann ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten bei einigen Mitarbeitern mit zusätzlichem Stress und mehr Arbeit verbunden werden, da dies ihre ständige Verfügbarkeit voraussetzt. In diesem Zusammenhang kann eine reibungslose Umstellung auf unerwartete Verzögerungen oder sogar einen Widerstand der Mitarbeiter stoßen.
In Anlehnung an das Thema Datensicherheit sollte außerdem die Bereitschaft des gesamten Unternehmens für eine digitale Umstellung geprüft werden. Ein besserer und schnellerer Zugriff auf Daten und Informationen über verschiedene Kanäle und Endgeräte setzt hohe Sicherheitsstandards bei der Kommunikation, Speicherung und Übertragung der Daten voraus. Hierbei sind Risiko-Prävention und Beachtung sämtlicher Datenschutzrichtlinien die größte Hürde, insbesondere, wenn die Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten und sensiblen Unternehmensinformationen standortunabhängig arbeiten sollen. Auch eine sichere IT-Infrastruktur, die Cyber-Angriffe von außen standhält, stellt im Zusammenhang mit dem digitalen Arbeitsplatz eine zentrale Voraussetzung dar. Eine solche Bedingung ist oft mit großen Investitionsentscheidungen verbunden, die von vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht akzeptiert werden.
Welche Informationstechnologie bringt mich am Arbeitsplatz der Zukunft nach vorne?
Der Vorsprung in der Digitalisierung soll also mithilfe einer flexibleren Zusammenarbeit und einer höheren Mobilität der Mitarbeiter erreicht werden. Mobiles Arbeiten stellt beim Digital Workplace somit die absolute Grundvoraussetzung dar. Das ist aber nicht nur innerhalb der Kommunikation und Kollaboration der Mitarbeiter, sondern auch im Zusammenhang mit den entscheidenden betriebswirtschaftlichen Prozessen sehr wichtig. Für eine fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit der Extraklasse bieten sich moderne Cloud-basierte ERP-Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen an. Solche ERPs sind im Standard auf eine hohe Sicherheit und Flexibilität innerhalb der einzelnen Prozesse ausgelegt und ermöglichen die Abbildung und Verwaltung der gesamten Prozesslandschaft eines Unternehmens auch auf mobilen Endgeräten.
Mithilfe einer modernen Dokumentenverwaltung lässt sich der digitale Arbeitsplatz zusätzlich effizienter und schlanker gestalten. Ein papierloses Büro zielt dabei in erster Linie auf eine strukturierte und übersichtliche Arbeit mit digitalen sowie digitalisierten Dokumenten ab. Dank einer homogenen Einbindung, Archivierung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten wie PDF, Excel, Word, PowerPoint und Image kann eine 360-Grad-Sicht zu einem Geschäftsfall, einem Kunden oder einer Unternehmensaktivität ermöglicht werden. Eine Langzeitarchivierung und Verwaltung von Datenbanken und großen Dateien kann durch die Speicherung in der Cloud überall und zur jederzeit zur Verfügung gestellt werden.
