Wer sich aktiv mit der digitalen Transformation beschäftigt, erkennt, dass dieses Konzept darauf abzielt, alle entscheidenden Prozesse im Unternehmen zu revolutionieren. Deshalb soll jeder einzelne Schritt, angefangen mit der Definition von Soll-Prozessen und Zuständigkeiten, über die Erarbeitung und Umsetzung einer tragfähigen Strategie, ihrer Finanzierung, Erfassung von sicherheitsrelevanten Themen wie Cyber-Security, Datenschutz und DSGVO bis hin zu einer durchgängigen Digitalisierung interner Business- und IT-Welt durchdacht und mit Hilfe einer digitalen Roadmap gestaltet werden. Diese Roadmap dient als Leitfaden für die Umsetzungsstrategie im digitalen Wandel und hilft, sich in den einzelnen Phasen der Umsetzungsstrategie zu orientieren.

Phasen und zentralen Elemente der Umsetzungsstrategie

Die Umsetzungsstrategie der Digitalisierung in KMU hat auf den ersten Blick mit der am 15. November 2018 von der Bundesregierung verabschiedeten „Umsetzungsstrategie: Digitalisierung“ und den darin festgelegten 111 Digitalisierungsmaßnahmen wenig gemeinsam. Bei näherer Betrachtung fällt jedoch sofort auf, dass auch sie eine ganze Reihe wichtiger Elemente, Entscheidungen, Projekte und Maßnahmen für eine reibungslose Migration auf Digitalisierung beinhaltet, die den Wirtschaftssektor ankurbeln soll.
Methodisch betrachtet besteht die Vorbereitung auf den eigentlichen Transformationsprozess aus den folgenden 4 Arbeitsschritten:

Digitale Agenda definieren – inhaltliche Zusammenstellung des Digitalisierungskonzepts

Der Weg zur Umsetzungsstrategie beginnt mit der Frage – warum? Dieser Prozess wird mit der Grundlagenvermittlung der Idee der Digitalisierung innerhalb der Unternehmenspolitik in den Gang gesetzt. Sie soll verständlich kommuniziert und ihr Nutzen innerhalb unterschiedlicher Unternehmensbereiche maximal transparent vermittelt werden. Dazu gehören solche themenrelevanten Ansätze, wie die Umstellung auf den digitalen Arbeitsplatz, die Sensibilisierung der Belegschaft für den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationssysteme und ihre Erwartungshaltung, intendierter Vorsprung im Bereich der Kollaboration sowie Reaktionsgeschwindigkeit auf veränderte Markbedingungen und selbstverständlich die Stärkung der Wettbewerbsposition des Unternehmens. Daraus sollen sich die ersten Leitlinien der Digitalisierung herauskristallisieren sowie die sogenannte Anforderungsinventur vorbereitet werden. Aber auch negative Auswirkungen der Digitalisierung auf die gesamte Unternehmensstruktur sollten erkannt und niedergeschrieben werden. Denn erst, wenn sich erkennbare Mehrwerte der Transformation für die gesamte Unternehmsstruktur herauskristallisieren, ist der nächste Schritt in der Definition einer Umsetzungsstrategie sinnvoll.

Digitalisierungsmanagement bestimmen – Status Quo, Ziele und rechtliche Vorgaben

Zunächst werden im Unternehmen die verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet, die sich aktiv um den bevorstehenden Digitalisierungsprozess kümmern und in diesem Zusammenhang auch in der Lage sind strategisch wichtige Entscheidungen zu treffen. Ab jetzt beginnt man mir der Erstellung eines konkreten Fragekatalogs, auch häufig als Lastenheft für Digitalisierung genannt. Wo steht das Unternehmen im Bereich Digitalisierung jetzt? Was ist die Erwartungshaltung in Bezug auf jeden einzelnen Prozess und welche Abläufe sind erforderlich? Mit welchen analogen Prozessen und Informationen soll optimalerweise begonnen werden? Wie sieht Plan B aus, falls etwas anders läuft als erwartet? All diese Punkte sollen im Rahmen des Digitalisierungsmanagements ausgearbeitet und vorbereitet werden, um anschließend mit der Vertiefungsphase der digitalen Transformationen beginnen zu können.

SWOT-Analyse zwecks Potenzialvertiefungsphase in der digitalen Transformation

Im Rahmen einer SWOT-Analyse sollen konkrete Positionen bestimmt und tragfähige Konzepte ausgearbeitet werden. Basierend auf den bisher gewonnenen Informationen soll anhand von ermittelten Stärken, Schwächen, Chancen und möglichen Risiken einer Umstellung auf Digitalisierungsebene simuliert und getestet werden. Eine Art Detailaufnahme soll zeigen, welche konkreten Mehrwerte geplante Maßnahmen im Unternehmen für jeden einzelnen operativen Bereich bringen sollen. Werden zum Beispiel aus Sicht der Verantwortlichen gewisse Risiken zu groß, sind rechtzeitig geeignete Maßnahmen einzuleiten, um diese einzudämmen oder zu beseitigen. In dieser Potenzialvertiefungsphase werden letztendlich greifbare Instrumente in Form eines Maßnahmenkatalogs definiert, mit deren Hilfe eine quantitative und qualitative Bewertung möglich ist.

Mit Elan zum Businessplan – finale betriebswirtschaftliche Bewertung

In der letzten Phase der Umsetzungsstrategie Digitalisierung sollen die Auswirkungen des digitalen Umstiegs auf operative Unternehmensprozesse ausgewertet, in einem Businessplan zusammenfasst und durchkalkuliert werden. Darin werden der Handlungsbedarf und der damit zusammenhängende finanzielle Bedarf gegenübergestellt. Außerdem gehören in einen Businessplan auch die Auswirklungen auf die gesamte Unternehmensorganisation inklusive bestehender IT-Infrastruktur durch den Umstieg auf digitale Umgebung. Alle Veränderungen in Richtung Unternehmensplanung und Unternehmensergebnisse werden darin überwacht und gegebenenfalls angepasst. Basierend darauf sollen notwendige Zahlungsströme, zusätzlicher Investitionsbedarf und die gegebenenfalls die Umsetzungspartner evaluiert werden, die im Prozess der digitalen Transformationen durchgehend begleiten.

Digitalisierung verändert alles – auch unsere Art zu denken

Digitalisierung ist wie eine unaufhaltsame Kraft. Sie ist wie eine neuartige Energie, die bei einer richtigen Dosierung und Anwendung in einem Unternehmen unglaubliche Dinge bewirken kann. Durch ihre schrittweise Umsetzung können sich nicht nur die klassischen Prozesse und Aktivitäten verändern, sondern auch die Denkweisen der verantwortlichen Mitarbeiter. Sie erzeugt die Fähigkeit, vorhandene Ressourcen effizienter einzusetzen und gewisse Problemstellungen aus einem anderen Blickwinkel zu sehen. Doch den größten Nutzen liefert sie nach wie vor auf betriebswirtschaftlicher Ebene. Dort, wo neue Technologien und Innovationen unter richtigen Rahmenbedingungen Werte schaffen, entsteht eine weitere Dimension für eine langfristige Sicherung nachhaltigen Wohlstands und Produktivität in einem Unternehmen.